การตรวจสอบและอนุมัติคำสั่งซื้อ

เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามา จะแสดงในรายการคำสั่งซื้อของ OMS ด้วยสถานะ "Pending (รอดำเนินการ)" พนักงานจะตรวจสอบรายละเอียดแล้วเลือกดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งจาก อนุมัติ รอไว้ หรือยกเลิก เพื่อดำเนินการต่อไป

วิธีดูรายการคำสั่งซื้อ

ในรายการคำสั่งซื้อ สามารถตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้ได้ในมุมมองเดียว

• หมายเลขคำสั่งซื้อ และวันเวลาที่สั่งซื้อ
• ช่องทาง (Web / POS / B2B EC / Shopify / Amazon / Phone / Manual)
• ชื่อลูกค้า และที่อยู่จัดส่ง
• ยอดเงินคำสั่งซื้อ และวิธีการชำระเงิน
• สถานะปัจจุบัน

กรองด้วยช่องทางและสถานะ

เพื่อประมวลผลคำสั่งซื้อจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้ใช้ฟังก์ชันกรอง

• กรองตามช่องทาง — แสดงเฉพาะคำสั่งซื้อจาก Shopify เท่านั้น เป็นต้น
• กรองตามสถานะ — แสดงเฉพาะ Pending เพื่อตรวจสอบรายการที่ยังไม่ได้ดำเนินการ
• ช่วงวันที่ — กรองตามวันนี้หรือสัปดาห์นี้ เป็นต้น
• ค้นหาชื่อลูกค้า และหมายเลขคำสั่งซื้อ — ค้นหาคำสั่งซื้อที่ต้องการโดยตรง

การอนุมัติคำสั่งซื้อ

เปิดรายละเอียดคำสั่งซื้อ ตรวจสอบเนื้อหา (สินค้า จำนวน ที่อยู่จัดส่ง และการชำระเงิน) ก่อนดำเนินการ

• กดปุ่ม "ยืนยัน" → สถานะจะเปลี่ยนเป็น Confirmed
• คำขอจองสต็อกจะถูกส่งไปยัง WMS โดยอัตโนมัติ
• เหตุการณ์ "อนุมัติแล้ว" จะถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์

การรอดำเนินการ

หากจำเป็นต้องตรวจสอบสต็อกหรือยืนยันกับลูกค้า ให้คงคำสั่งซื้อไว้ในสถานะรอดำเนินการและใส่ความคิดเห็นไว้ ความคิดเห็นจะถูกเพิ่มลงในไทม์ไลน์ และพนักงานคนอื่นก็สามารถทราบสถานการณ์ได้เช่นกัน

การยกเลิกคำสั่งซื้อ

• เลือกปุ่ม "ยกเลิก" และป้อนเหตุผล
• สถานะจะเปลี่ยนเป็น Cancelled และถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์
• หากมีการจองสต็อกไว้แล้ว การจองใน WMS จะถูกปลดล็อกโดยอัตโนมัติ
• คำสั่งซื้อที่ชำระเงินแล้วจำเป็นต้องดำเนินการคืนเงินแยกต่างหาก (→ การจัดการคืนสินค้าและคืนเงิน)

การดำเนินการแบบกลุ่ม

สามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายในคำสั่งซื้อหลายรายการเพื่อเปลี่ยนสถานะหรือยกเลิกพร้อมกันได้ สะดวกเมื่อต้องประมวลผลคำสั่งซื้อจำนวนมากที่นำเข้าจากช่องทางภายนอก เช่น Shopify หรือ Amazon พร้อมกัน

บทความที่เกี่ยวข้อง: ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) คืออะไร｜การจัดการการจัดส่งและติดตามพัสดุ｜การจัดการคืนสินค้าและคืนเงิน