การควบคุมดูแลการสื่อสาร

เมื่อพนักงานติดต่อสื่อสารเรื่องงานภายในบัญชีธุรกิจ จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการที่เหมาะสมและระบบตรวจสอบ ReceiptRoller มีหน้าจอเฉพาะสำหรับเจ้าของบัญชีธุรกิจหรือผู้จัดการร้านเพื่อตรวจสอบและควบคุมดูแลการสื่อสารทั้งหมด

วิธีเข้าใช้งาน

เปิดจากเมนูบัญชีธุรกิจ "การสื่อสาร การควบคุมดูแล" เฉพาะสมาชิกที่มีสิทธิ์เจ้าของหรือผู้จัดการร้านเท่านั้นที่สามารถเข้าใช้งานได้ พนักงานทั่วไปจะไม่สามารถเปิดหน้าจอนี้ได้

สิ่งที่ตรวจสอบได้

• แสดงรายการประกาศและหัวข้อสนทนาทั้งหมดภายในบัญชีธุรกิจ (รวมถึงที่เก็บถาวรแล้ว)
• ตรวจสอบผู้เข้าร่วม วันเวลาข้อความล่าสุด และสถานะการเก็บถาวรของแต่ละหัวข้อได้ในรายการเดียว
• ในหน้าจอรายละเอียดหัวข้อ สามารถตรวจสอบข้อความทั้งหมดตามลำดับเวลาได้

การลบข้อความที่ไม่เหมาะสม

สามารถลบได้จากไอคอนถังขยะทางด้านขวาของแต่ละข้อความ เมื่อลบสามารถกรอกเหตุผลการลบได้ และผู้เข้าร่วมหัวข้อจะเห็นข้อความระบบว่า "ข้อความ 1 รายการถูกลบโดยผู้ดูแลระบบ เหตุผล: ○○" ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบความเป็นมา ไม่ใช่การลบแบบเงียบ ๆ

เนื้อหาของข้อความที่ถูกลบจะไม่แสดงผลอีกต่อไป แต่ต้นฉบับจะถูกบันทึกไว้ในบันทึกตรวจสอบ ใครลบข้อความใด เมื่อใด ด้วยเหตุผลอะไร จะถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วน

การปิดหัวข้อ

ในหน้าจอรายละเอียดหัวข้อ สามารถกดปุ่ม "ปิดหัวข้อ" เพื่อหยุดการโพสต์ข้อความใหม่ในหัวข้อนั้นได้ หัวข้อที่ถูกปิดจะมีข้อความระบบว่า "หัวข้อนี้ถูกปิดโดยผู้ดูแลระบบ" ถูกโพสต์ ประวัติยังคงสามารถดูย้อนหลังได้

การลบประกาศ

ประกาศที่ไม่จำเป็นแล้วหรือตัดสินว่าไม่เหมาะสม สามารถลบได้จากหน้าจอควบคุมดูแล เมื่อลบแล้ว จะหายไปจากกล่องข้อความของพนักงานปลายทางด้วย

การส่งออก CSV สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด

จากปุ่ม "ส่งออก CSV (90 วันล่าสุด)" สามารถดาวน์โหลดประกาศและข้อความในหัวข้อในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นไฟล์ CSV ได้ ไฟล์จะถูกส่งออกในรูปแบบ UTF-8 (พร้อม BOM) เพื่อให้เปิดด้วย Excel ได้

• ค่าเริ่มต้นคือ 90 วันล่าสุด สามารถเปลี่ยนช่วงเวลาได้ผ่านพารามิเตอร์ URL
• แม้แต่ข้อความที่ถูกลบไปแล้ว ก็จะถูกส่งออกพร้อมเนื้อหาต้นฉบับและมีการติดแฟล็กว่าถูกลบ (สำหรับการตรวจสอบ)
• โครงสร้าง 2 ส่วน ได้แก่ ประกาศ และข้อความในหัวข้อ (1 แถว = 1 ข้อความ)

ประเด็นสำคัญในการใช้งาน

• การดำเนินการลบหรือปิดหัวข้อทั้งหมดจะถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่า "ใคร ทำไม เมื่อไร" จึงสามารถดำเนินการได้อย่างมั่นใจ
• เนื่องจากเหตุผลการลบจะถูกแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบ แนะนำให้เขียนอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันปัญหา
• การส่งออก CSV เป็นประจำและเก็บไว้เป็นข้อมูลสำรองภายในองค์กร จะช่วยรองรับข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลระยะยาวได้เช่นกัน

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ภาพรวมแชทพนักงานและการเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว
• การส่งประกาศและตรวจสอบการอ่าน
• การสร้างหัวข้อแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม