員工溝通的內容審核

員工之間的業務聯絡若在商業帳戶內進行，就需要有適當的運作與稽核機制。ReceiptRoller 為商業帳戶的擁有者或店長準備了專用畫面，可確認、管理整體溝通內容。

存取方式

從商業帳戶選單的「溝通內容審核」開啟。只有擁有者及具備店長權限的成員才能存取，一般員工無法開啟此畫面。

可確認的內容

• 商業帳戶內的所有公告與討論串都會列表顯示（包含已封存的內容）
• 可透過列表確認各討論串的參與者、最後訊息時間、封存狀態
• 在討論串詳細畫面中，可依時間順序確認所有訊息

刪除不當訊息

可透過各訊息右側的垃圾桶圖示刪除訊息。刪除時可輸入刪除原因，討論串參與者會收到「管理員已刪除1則訊息。原因：○○」的系統訊息。並非默默移除，而是設計成會讓參與者知悉相關經過。

被刪除訊息的內文將不再顯示，但原始內文會保留於稽核紀錄中。誰在何時、以何種理由刪除了哪則訊息，都會被完整記錄下來。

關閉討論串

可在討論串詳細畫面點選「關閉討論串」按鈕，阻止該討論串新增貼文。已關閉的討論串會顯示「此討論串已由管理員關閉。」的系統訊息。歷史紀錄仍可繼續查閱。

刪除公告

已不再需要，或判斷為不當的公告，可從審核畫面中刪除。刪除後，該公告也會從發送對象員工的收件匣中消失。

法規遵循用的 CSV 匯出

透過「CSV 匯出（近90天）」按鈕，可將指定期間的公告與討論串訊息以 CSV 檔案下載。輸出格式為 UTF-8（含 BOM），可直接以 Excel 開啟。

• 預設為近90天份。可透過 URL 參數變更期間
• 已刪除的訊息也會以刪除標記輸出原始內文（供稽核使用）
• 由2個區段組成：公告、討論串訊息（1行 = 1則訊息）

運作要點

• 刪除或關閉等操作都會記錄於稽核紀錄中。日後可追溯「誰、為何、何時」進行了操作，可安心操作
• 由於刪除原因會通知參與者，建議填寫具體內容以防止糾紛
• 定期匯出 CSV 並保留於公司內部歸檔，也能因應長期保存的相關要求

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