退款・取消時的收據處理

結帳後顧客申請退貨，或取消誤結帳的情況下，本文說明電子收據的處理方式。雖然會與 POS 端的退款處理連動，RR 端的收據也會自動更新，但在運用上有幾個要點需要注意。

基本流程

• 在 POS 執行退款或取消 — 一如往常，在 POS 端進行退款操作。
• RR 自動接收通知 — POS 傳送退款 Webhook 後，RR 端對應交易的狀態會隨之更新。
• 反映在顧客的收據上 — 顧客已收到的電子收據上，也會加上「已退款」「已取消」的顯示。
• 會員將收到通知 — 屬於自動發送對象的會員顧客，會透過原本的發送管道（LINE／App／Email）收到退款完成的通知。

退款的種類與顯示

• 全額退款 — 整張收據會顯示「已退款」的標記，並在合計金額處畫上刪除線。
• 部分退款 — 僅退款對象的商品行會加上刪除線與「已退款」的標記。合計金額會更新為退款後的金額。
• 交易取消（誤結帳） — 整筆交易變為「已取消」狀態，收據會顯示為從一開始就沒有結帳的紀錄。

顧客端的收據顯示

• 透過 LINE 收到的收據 — Flex 訊息本身維持原樣，但可透過訊息內「查看收據」的連結確認最新狀態（退款後）。
• App 中保存的收據 — 每次開啟 App 都會反映最新狀態，退款標記會自動顯示。
• 透過 Email 收到的收據 — 點擊郵件內文中的連結，會跳轉至最新狀態的收據網頁。
• 從 QR code 重新顯示時 — 無論是端末 QR 或交易 QR，都會一律顯示最新狀態的收據。

店員運用要點

• POS 上的退款是唯一起點 — 無法從 RR 管理畫面執行退款操作。退款務必在 POS 端進行，RR 只會反映其結果。
• 退款 Webhook 的延遲 — 依網路狀況不同，有時會發生數秒至數十秒的延遲。若顧客反映「還沒有退款」，請等待約 5 分鐘後再次確認。
• 未反映時的處理 — 請在稽核記錄中確認退款 Webhook 的接收狀況。若未接收到，則需要在 POS 端重新發送，或從交易紀錄手動同步。
• 會員的額外通知 — 屬於自動發送對象的會員顧客會自動收到退款通知。非會員顧客請透過店頭或 Email 等方式個別聯繫。

紀錄與報表

• 已退款交易的搜尋 — 在「店舖」→「交易紀錄」使用「狀態：已退款」篩選條件，即可只列出退款對象的交易。
• 反映至報表 — 銷售報表中會統計退款後的金額。原本的銷售金額則可另外以「總銷售額」參照。
• 稽核記錄 — 退款 Webhook 的接收、狀態更新、顧客通知的成功與否，全部都會記錄在稽核記錄中。

常見情況

• 顧客反映「收據還是舊的」 — LINE／Email 的本文內容不會改變。請引導顧客從本文中的連結開啟最新的網頁。
• 部分退款後的再次退款 — 可多次進行部分退款，每次收據都會隨之更新。
• 退款後交易 QR 會失效 — 全額退款或交易取消時，綁定該筆交易且尚未使用的交易 QR 會自動失效。顧客無法用事先取得的交易 QR 查看舊收據。

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